Právě jsem byl nucen do PAB databáze importovat cca. 3500 kontaktů na obchodní partnery :-). Jako zdroj jsem bohužel dostal XLS tabulku, kde dokonce bylo do jedné buňky sloučeno křestní jméno, příjmení i titul. Tohle opravdu není vzor pro automatické zpracování ...
V případě exportu dat do osobní adresní knihy Lotus Notes jsou v zásadě 2 cesty, jak ji naplnit:
- Vstupem bude stávající seznam kontaktů z MS Outlooku (XP, 2003, 2007)
- Vstupem bude Lotus 1-2-3 tabulka se správnou strukturou
- Kombinace obou variant
Pro první postup se hodí nástroj pnabexprev, který získáte instalací migračních doplňků pro Lotus Notes nebo stažením zde . Jedná se o šablonu Lotus Notes, která se napojí pomocí MAPI rozhraní přímo na data v adresáři MS Outlooku a naplní osobní adresní knihu.
Druhý postup se hodí v případě, že nemůžete vstupní data naimportovat do Outlooku. Mě se např. nepodařilo spolehlivě naimportovat více jak cca. 1500 kontaktů do MS Outlook 2007. Některé kontakty Outlook vypustil, o jiných tvrdil, že již existují apod. Pak je postup následující:
- provedete export kontaktů do souboru ve formátu MS Excel (XLS), v části s mapováním polí (tlačítko Uživatelská pole) vyberte volbu "Výchozí mapování polí"
- Soubor otevřete a do jednotlivých sloupců si přeneste data z vaší XLS zdrojové tabulky
- výchozí hlavičku s poli jako "Titulpřed", "Emailováadresa" apod. vymažte a nahraďte hlavičkou s anglickými popis z této připravené šablony
- uložte jako Lotus 1-2-3 (WK4) formát
- Otevřete adresní knihu v Lotus Notes, zvolte Import, formát Lotus 1-2-3 a vyberte vámi vytvořenou tabulku WK4.
- Pro import zvolte formát
- Use "Form Business Card" (or "Contact" if using R5)
- WKS Title Defined
- Calculate fields on form during import - Kliknutí na OK spustíte import dat do adresní knihy
Občas se hodí také varianta č. 3 tj. kombinace obou způsobů popř. zapojení Outlook Express do celého řetězce. OE má poněkud lepší možnosti importu cizích dat a následný import do plného Outlooku je bez problémů. Takže mám již odzkoušenu cestu CSV - Outlook Express - WAB - MS Outlook - Lotus Notes PAB 
Obecné si dovoluji doporučit pouzít šablonu pnabexprev.ntf a volání MAPI v Outlooku. Takto přenášená data jsou naprosto v pořádku.